ĐỐI THOẠI NƠI LÀM VIỆC
Một cuộc trò chuyện về quá tải có thể bắt đầu thế nào?
Trao đổi về quá tải rõ hơn khi có dữ liệu công việc, ảnh hưởng cụ thể và một đề xuất có thể xem lại.
“Em đang rất mệt” là điều cần được nghe, nhưng người quản lý có thể không biết phải thay đổi ở đâu. Ngược lại, một bảng giờ làm không có câu chuyện về ảnh hưởng cũng dễ bị nhìn như bài toán năng suất. Cuộc trao đổi về quá tải cần nối cả hai: trải nghiệm của người làm việc và điều kiện tạo ra nó.
Một cuộc trao đổi giả định
Người làm tham vấn: “Trong hai tuần gần đây, em phải hoàn thành phần lớn ghi chép sau giờ làm. Em thấy khó giữ sự tập trung ở cuối ngày. Em muốn cùng xem lại lịch và thời gian hành chính.”
Người phụ trách: “Phần việc nào đang tăng nhiều nhất?”
Người làm tham vấn: “Lịch gặp chưa tăng nhiều nhưng phần phối hợp và cập nhật hồ sơ tăng. Em đề xuất thử giữ hai khoảng hành chính mỗi tuần trong hai tuần rồi cùng đánh giá.”
Đoạn trao đổi không yêu cầu người nói chứng minh mình đã kiệt sức tới mức nào. Nó giúp xác định phần việc, ảnh hưởng và một thay đổi có thể kiểm tra. Nếu vấn đề đã liên quan đến an toàn hoặc năng lực, cần xử lý theo mức độ đó ngay, không chỉ chờ kết quả thử lịch.
Chuẩn bị trước cuộc gặp
Trước cuộc gặp, hãy ghi lại ba điều: phần việc nào tăng, điều đó ảnh hưởng ra sao đến sức khỏe hoặc chất lượng công việc, và ai có quyền điều chỉnh lịch hoặc nguồn lực. Cách chuẩn bị này hướng cuộc trao đổi vào điều kiện làm việc và trách nhiệm chuyên môn, thay vì chỉ hỏi người làm nghề có chịu đựng được hay không (NIOSH, 2024; WHO, 2022; APA, 2025).
Chỉ mang dữ liệu cần thiết, không kể chi tiết thân chủ để làm mức tải có vẻ thuyết phục hơn. Có thể dùng số giờ, loại nhiệm vụ và phần tồn đọng. Nếu cần bàn nội dung chuyên môn, dùng đúng kênh và người được phép tham gia.
Nếu phản hồi là “ai cũng bận”
Có thể quay lại vấn đề cụ thể: “Em hiểu cả nhóm đều bận. Điều em cần bàn là khối việc này đang vượt thời gian được phân bổ. Mình có thể quyết định việc nào ưu tiên, việc nào lùi hoặc ai hỗ trợ không?” Cách nói ấy đưa cuộc trao đổi trở lại phân bổ công việc cụ thể.
Trong quan hệ quyền lực không thuận lợi, người nói có thể lo bị đánh giá yếu. Khi đó cần chọn kênh phù hợp, tìm người hỗ trợ đáng tin và ghi nhận thỏa thuận theo quy trình. Không phải mọi nơi làm việc đều phản hồi tốt; bài viết không hứa chỉ cần nói đúng là sẽ được đáp ứng.
Điều gì cần có sau cuộc trao đổi?
- Một thay đổi cụ thể hoặc lý do chưa thể thay đổi.
- Người chịu trách nhiệm và thời điểm thực hiện.
- Ngày xem lại, cùng dấu hiệu cho biết tình hình tốt hơn hay xấu đi.
- Cách báo sớm nếu vấn đề tăng mức độ trước ngày hẹn.
Một cuộc gặp chỉ có lời động viên có thể đem lại sự nhẹ nhõm nhất thời. Điều cần theo dõi là công việc thực tế có thay đổi không và người làm nghề còn phải tự bù phần thiếu của hệ thống bằng thời gian riêng đến mức nào.
Tài liệu tham khảo
National Institute for Occupational Safety and Health. (2024). Impact Wellbeing™ guide: Taking action to improve healthcare worker wellbeing (Revised July 2024). https://doi.org/10.26616/NIOSHPUB2024109revised072024
World Health Organization. (2022). WHO guidelines on mental health at work. https://www.who.int/publications/i/item/9789240053052
American Psychological Association. (2025). Guidelines for clinical supervision in health service psychology. https://www.apa.org/about/policy/guidelines-clinical-supervision
Tình huống, lời thoại và mẫu thực hành trong bài mang tính minh họa; cần điều chỉnh theo bối cảnh, năng lực và quy trình chuyên môn.
Đọc tiếp cùng chuyên mục →